Н А К А З |
N 240 від 23.06.2000 |
м.Київ |
|
Про затвердження Інструкції з ведення ділової |
документації у загальноосвітніх навчальних |
закладах I - III ступенів |
|
З метою встановлення єдиних вимог до ведення ділової |
документації у загальноосвітніх навчальних закладах I - III |
ступенів незалежно від їх підпорядкування, типів і форм власності |
Н А К А З У Ю: |
1. Затвердити Інструкцію з ведення ділової документації у |
загальноосвітніх навчальних закладах I - III ступенів (додається). |
2. Міністерству освіти Автономної Республіки Крим, |
управлінням освіти обласних, Київської та Севастопольської міських |
державних адміністрацій забезпечити впровадження даної Інструкції |
в практику роботи загальноосвітніх навчальних закладів і неухильне |
дотримання її вимог. |
3. Скасувати дію наказу Міністерства освіти України від |
10.10.94 р. N 286 "Про затвердження Інструкції про ведення ділової |
документації у загальноосвітніх навчальних закладах". |
4. Контроль за виконанням наказу покласти на начальника |
Департаменту розвитку дошкільної, загальної середньої та |
позашкільної освіти В.П.Романенка. |
5. Дану Інструкцію опублікувати в "Інформаційному збірнику |
Міністерства освіти і науки України". |
|
Міністр В.Г.Кремень |
|
Затверджую |
наказом Міністерства освіти |
і науки України |
від 23 червня 2000 р. N 240 |
|
Інструкція з ведення ділової документації у |
загальноосвітніх навчальних закладах |
I - III ступенів |
|
1. Загальні положення |
1.1. Інструкція розроблена відповідно до вимог Закону України |
"Про загальну середню освіту" ( 651-14 ). |
1.2. Інструкція встановлює правила документування діяльності |
загальноосвітніх навчальних закладів I - III ступенів незалежно |
від їх підпорядкування, типів та форм власності (далі - |
загальноосвітні навчальні заклади) і регламентує порядок роботи з |
документами з моменту їх створення або надходження, до |
відправлення чи передачі в архів. |
1.3. Інструкція визначає порядок ведення загального |
діловодства, її положення поширюються на всю ділову документацію, |
в тому числі створювану за допомогою персональних компютерів |
(ПК). |
1.4. Дотримання правил і рекомендацій щодо порядку здійснення |
ділових процесів, встановлених цією Інструкцією, є обовязковими |
для всіх керівників та педагогічних працівників загальноосвітніх |
навчальних закладів. Педагогічні працівники, прийняті на роботу, |
повинні бути ознайомлені з вимогами Інструкції і виконувати її |
вимоги. |
1.5. Діловодство в загальноосвітніх навчальних закладах |
ведеться призначеною для цього відповідальною особою. |
1.6. Вся ділова документація зберігається у спеціально |
обладнаних шафах чи сейфах і не повинна мати доступу сторонніх |
осіб. |
1.7. Вся ділова документація ведеться державною мовою. У |
місцях компактного проживання громадян, які належать до |
національних меншин, у внутрішньому веденні ділової документації |
може використовуватися поряд з державною мовою мова відповідної |
національної меншини у порядку, встановленому чинним |
законодавством. |
1.8. Вказівки щодо оформлення записів у книгах і журналах |
встановленого зразка подані на перших сторінках цих документів. |
1.9. Всі книги та журнали (крім класних), що ведуться у |
загальноосвітніх навчальних закладах, обовязково поаркушно |
пронумеровуються, прошнуровуються, підписуються керівником і |
скріплюються печаткою. |
1.10. Ділові папери, які надходять до загальноосвітнього |
навчального закладу, чи відправляються з нього, реєструються у |
журналах вхідного і вихідного листування. У вихідному листуванні |
(вихідній документації) виправлення не допускаються. Допущені |
виправлення у поточній діловій документації застерігаються і |
скріплюються підписом відповідальної особи та печаткою. |
1.11. Керівники загальноосвітніх навчальних закладів |
зобовязані всебічно сприяти раціоналізації, механізації та |
автоматизації ділових процесів, вживати заходів до оснащення |
діловодства за допомогою персональних компютерів (ПК); |
здійснювати контроль за обовязковим дотриманням Інструкцій з |
ведення ділової документації у загальноосвітньому навчальному |
закладі. |
1.12. При зміні керівника загальноосвітнього навчального |
закладу вся ділова документація передається відповідно до |
Інструкції, про що робиться запис в акті прийому-передачі |
навчального закладу. |
1.13. Після закінчення терміну зберігання тих чи інших |
документів, які не підлягають передачі архівним установам, |
списується комісією, яку призначає керівник загальноосвітнього |
навчального закладу. На списану документацію комісія складає |
відповідний акт. Списана документація знищується. |
|
2. Документування діяльності загальноосвітнього навчального |
закладу |
2.1. Документування діяльності навчального закладу полягає у |
фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних |
носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. |
2.2. Підставою для створення документів є необхідність |
засвідчення наявності та змісту управлінських дій, переведення, |
зберігання і використання інформації протягом певного часу або |
постійно. |
2.3. Вирішення питань щодо організації та проведення |
навчально-виховного процесу, господарсько-фінансової роботи, а |
також питань, які стосуються всіх або окремих осіб, в т.ч. і |
учнів, викладаються у наказах, розпорядженнях, дорученнях. |
2.4. В усіх випадках, документи, що видаються на підставі |
розпорядчих документів вищого рівня, повинні мати посилання на них |
із зазначенням найменування цих документів, дати їх підписання та |
номеру реєстрації. |
2.5. Обговорення питань і рішення, що приймаються на |
засіданнях педагогічної ради, загальних зборах колективу тощо, |
фіксуються у протоколах. |
|
3. Складання та оформлення документів |
3.1. Для складання документів повинен використовуватися папір |
форматів А4 (210 х 297 мм) та А5 (146 х 210 мм). |
Складання документів на папері довільного формату не |
дозволяється. |
3.2. Зміст документів викладається стисло, грамотно, |
зрозуміло і обєктивно, без повторів та вживання слів і зворотів, |
які не несуть смислового навантаження. Довільне скорочення |
найменувань установ і окремих слів не допускається. |
Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного |
тексту, таблиці або поєднання цих форм. Суцільний складний текст |
документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію. |
Як правило, тексти розпорядчих документів і листів |
складаються з двох частин. У першій частині зазначається підстава |
або обгрунтування для складання документа, а в другій частині - |
висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. |
В окремих випадках текст документа може містити лише одну |
резолютивну частину, наприклад, наказ - розпорядчу частину без |
констатуючої, лист-прохання без пояснення. |
3.3. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та |
оформлення документів покладається на керівника навчального |
закладу. |
3.4. Документи повинні мати встановлені реквізити і сталий |
порядок їх розміщення: |
найменування загальноосвітнього навчального закладу; |
ідентифікаційний код; |
назва виду документа, заголовок тексту; |
адресу і дату підписання документа; |
посвідчення документа (підпис, затвердження, печатка). |
3.5. Назва виду документа (наказ, розпорядження тощо) |
зазначається друкарським або машинописним способами. |
3.6. До кожного виду документа обовязково складається |
заголовок (короткий зміст). Він має бути максимально коротким і |
ємним, точно передавати зміст тексту. Формулювати заголовок тексту |
слід за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на питання |
"про що?", наприклад, "Про вивчення...", "Про розподіл |
педагогічного навантаження..." тощо. |
Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може |
бути узагальненим. |
3.7. На документи, які створюються за допомогою ПК і |
табуляторів, поширюються всі основні вимоги щодо оформлення всіх |
документів: застосування бланка, підписання, датування тощо. |
Додатковою вимогою до оформлення документів є обовязкова |
розшифровка всіх понять, відображених цифрами, значками та іншим |
способом. Розшифровка вказується на зворотному боці або додається |
до документа. |
Текст документа, надрукований на папері формату А5, |
дозволяється подавати без заголовка. |
3.8. Всі документи підлягають датуванню. Датою документа є |
дата його підписання. |
3.9. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що |
в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати |
записуються трьома парами арабських цифр в один рядок у |
послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 12 січня 2000 року |
слід писати - 12.01.2000. |
Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї |
цифри, то перед нею ставиться 0. Наприклад, 5 січня 2000 року слід |
писати - 05.01.2000. |
У документах, що містять відомості фінансового характеру, |
застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 січня |
2000 року. |
3.10. Дата на документі проставляється особою, яка його |
підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. |
Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі. |
3.11. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині |
документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього |
місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата |
проставляється нижче підпису, ліворуч. |
3.12. До складу підпису входять: найменування посади, |
особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка підписала |
документ. |
3.13. Затвердження документа здійснюється двома способами: |
грифом "Затверджено", або виданням відповідного розпорядчого |
документа (наказу, розпорядження тощо). Обидва способи |
затвердження мають однакову силу. |
3.14. Елементами грифа затвердження є: слово "Затверджено", |
найменування посади, особистий підпис, ініціали і прізвище особи, |
яка затвердила документ, дата затвердження. Гриф затвердження |
розміщується у правому верхньому куті документа. |
3.15. На документах, що засвідчують права громадян, юридичних |
осіб або фіксують факти втрати грошових коштів і матеріальних |
цінностей, підпис відповідальної особи завіряється печаткою. |
3.16. Печатка проставляється таким чином, щоб вона |
захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка |
підписала документ. |
3.17. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа |
або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у |
тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у |
тексті документа повинна відповідати назві самого додатка. |
3.18. Реквізити документа відокремлюються один від одного 2 - |
3 міжрядковими інтервалами. |
3.19. Назву виду документа друкують великими літерами. Крапка |
в кінці заголовка не ставиться. |
3.20. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на |
рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між |
ініціалами і прізвищем. |
3.21. Накази складаються на підставі ретельного і всебічного |
вивчення порушених у них питань. |
Рішення, які оформляються наказами, повинні бути конкретними |
і реальними, відповідати діючому законодавству, забезпечуватися |
необхідними матеріально-технічними засобами і фінансуванням. |
3.22. При оформленні наказів та інших розпорядчих документів |
необхідно керуватися такими правилами: |
тексти наказів та інших розпорядчих документів друкуються на |
бланках формату А4 через 1,5 міжрядкових інтервали; |
розпорядча частина наказів починається словом "наказую", яке |
відокремлюється від попереднього та послідуючого текстів 2 |
міжрядковими інтервалами, друкують великими буквами без прогалин |
від межі лівого поля (від нульового положення табулятора) |
незалежно від повноти попереднього рядка; |
пропозиції, що містяться в наказі, необхідно узгоджувати з |
раніше виданими документами з цього питання, щоб уникнути повторів |
або суперечностей; |
визначати конкретних виконавців та реальні терміни виконання |
наказів та інших розпорядчих документів. |
3.23. Всі накази та інші розпорядчі документи, в тому числі |
протоколи засідання педагогічної ради нумеруються упродовж |
календарного року, а протоколи виборних органів - у межах їх |
повноважень. |
3.24. Протокол - документ, який фіксує хід обговорення питань |
і прийняття рішень на засіданнях педагогічної ради, зборах, |
нарадах та органах шкільного самоврядування тощо. |
3.25. У протоколі вказують такі реквізити: назва виду |
документа, дату проведення заходу, заголовок до тексту, текст, |
підписи голови і секретаря засідання. |
3.26. Текст протоколу складається з двох частин: вступної і |
основної. Вступна частина складається з прізвищ та ініціалів |
голови і секретаря засідання, кількості присутніх і відсутніх на |
засіданнях, порядку денного засідання з переліком питань, які |
підлягають розгляду та зазначенням доповідачів по кожному з них. |
Основний текст протоколу викладається по розділам: "Слухали", |
"Виступили", "Постановили". Підписи голови та секретаря засідання |
на протоколі є обовязковими. |
3.27. Акт - документ, складений декількома особами і |
підтверджуючий установлені факти і дії. Акти оформляються за |
результатом ревізій, при прийомі-передачі справ, прийомі |
навчального закладу до роботи у новому навчальному році, прийомі |
обладнання, меблів, підручників тощо. |
3.28. Акт оформляється на стандартному аркуші паперу формату |
А4 і має такі реквізити: назва документу, місце затвердження, |
заголовок до тексту, підпис осіб (не менше трьох), які складали |
акт. У кінці тексту акта записуються дані про кількість |
екземплярів акта та їх місце знаходження. |
3.29. Акт підписується всіма особами, які брали участь у його |
складанні. |
При наявності особливих думок у складачів акта або присутніх |
їх треба викладати нижче або на окремому аркуші. |
3.30. Доповідна записка оформляється на стандартному папері |
формату А4 з вказівкою таких реквізитів: назва виду документа, |
адресат, дата, заголовок до тексту, текст, підпис. Дата чи період |
часу, до якого відносяться відомості, викладені у доповідній |
записці, входять у заголовок. |
3.31. Для оперативного вирішення службових питань |
дозволяється передача телефонограм. Телефонограми оформляються в |
одному екземплярі, їх підписує керівник. Реєструються |
телефонограми в установленому порядку. |
3.32. Службові листи служать для обміну інформацією. Основні |
різновидності листів: |
супровідний; |
гарантійний; |
інформаційний; |
лист-нагадування; |
лист-запрошення; |
лист-прохання; |
лист-вимога. |
3.33. Службові листи оформляються на бланках для листів або |
папері формату А4 і А5 в залежності від обєму машинописного |
тексту. |
Всі листи, що надсилаються з навчального закладу, обовязково |
реєструються у журналі вихідного листування. |
3.34. Склад реквізитів службових документів (бланків, |
наказів, довідок): Державний Герб України (порядок використання |
визначається законом), найменування міністерства, іншого |
центрального (місцевого) органу виконавчої влади, найменування |
загальноосвітнього навчального закладу, ідентифікаційний код, |
індекс підприємства звязку, поштова адреса, номер телефону, номер |
рахунку в банку, назва виду документа, дата, індекс, посилання на |
дату та індекс вхідного документа. |
|
4. Перелік обовязкової ділової документації |
4.1. Ліцензія на право проведення освітньої діяльності |
загальноосвітнім навчальним закладом (стосується тільки приватних |
загальноосвітніх навчальних закладів). |
4.2. Ліцензія на запровадження освітньої діяльності, |
повязаної з наданням професії. |
4.3. Матеріали державної атестації загальноосвітнього |
навчального закладу. |
4.4. Свідоцтво про державну атестацію загальноосвітнього |
навчального закладу. |
4.5. Матеріали державної підсумкової атестації учнів |
(вихованців). |
4.6. Статут загальноосвітнього навчального закладу. |
4.7. Книга наказів з основної діяльності. |
4.8. Книга наказів з кадрових питань. |
4.9. Книга обліку руху учнів. |
4.10. Алфавітна книга запису учнів. |
4.11. Журнали обліку вхідного і вихідного листування. |
4.12. Книга протоколів засідання педагогічної ради. |
4.13. Книга обліку педагогічних працівників. |
4.14. Книга обліку трудових книжок працівників. |
4.15. Книга обліку і видачі свідоцтв про базову загальну |
середню освіту. |
4.16. Книга обліку і видачі атестатів про повну загальну |
середню освіту. |
4.17. Книга обліку і видачі Похвальних листів і Похвальних |
грамот. |
4.18. Книга обліку наслідків внутрішкільного контролю (ведуть |
директор та його заступники). |
4.19. Книга протоколів загальних зборів (конференції) |
колективу загальноосвітнього навчального закладу. |
4.20. Книга протоколів ради загальноосвітнього навчального |
закладу. |
4.21. Книга протоколів піклувальної ради, батьківського |
комітету та учнівського комітету (якщо такі створені). |
4.22. Класні журнали (1 - 4 класи, 5 - 9 класи, 10 - 12 |
класи). |
4.23. Журнали груп продовженого дня. |
4.24. Журнали обліку пропущених і заміщених уроків. |
4.25. Журнали обліку роботи гуртка, факультативу, секції |
тощо. |
4.26. Журнал обліку звернень та заяв громадян. |
4.27. Контрольно-візитаційна книга. |
4.28. Особові справи та медичні картки учнів. |
4.29. Особові справи педагогічних працівників. |
4.30. Табелі успішності учнів. |
4.31. План роботи на поточний навчальний рік. |
4.32. Перспективне прогнозування розвитку |
матеріально-технічної бази, кадрового забезпечення та |
навчально-виховного процесу загальноосвітнього навчального |
закладу. |
4.33. Навчальні плани та навчальні програми. |
4.34. Атестаційні матеріали педагогічних працівників. |
4.35. Списки первинного обліку дітей, які підлягають |
навчанню. |
4.36. Учнівські квитки для учнів 1 - 4, 5 - 9 та 10 - 12 |
класів. |
4.37. Статистична звітність (форми N ЗНЗ-1, N ЗНЗ-3, N 83-РВК |
та інші) ведеться відповідно до вимог та рекомендацій органів |
державної статистики. |
4.38. Нормативно-правова документація з питань охорони праці |
та техніки безпеки ведеться відповідно до вимог Кодексу законів |
про працю України ( 322-08 ), нормативно-правових актів |
Міністерства праці та соціальної політики України, Міністерства |
освіти і науки України. |
4.39. Конституція України ( 254к/96-вр ), Закони України "Про |
освіту" ( 1060-12 ) та "Про загальну середню освіту" ( 651-14 ). |
4.40. Нормативно-правова документація Міністерства освіти і |
науки України та місцевих органів управління освітою з питань |
організації навчально-виховного процесу у загальноосвітніх |
навчальних закладах. |
4.41. Акти прийому-передачі загальноосвітнього навчального |
закладу. |
4.42. Акти державного інспектування загальноосвітнього |
навчального закладу. |
4.43. Трудові книжки працівників ведуться відповідно до |
Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в |
установах і організаціях (наказ Мінпраці, Мінюсту, Мінсоцзахисту |
України від 29 липня 1993 року N 58 ( z0110-93 ). |
4.44. При необхідності Міністерство освіти і науки України, |
місцеві органи управління освітою можуть встановлювати додаткову |
відомчу звітність, інформацію (одноразову або постійну). |
4.45. Розклад уроків для учнів 1 - 4 класів та 5 - 11 (12) |
класів. |
4.46. Графік роботи гуртків, секцій, обєднань тощо. |
4.47. Графік проведення позакласних заходів. |
4.48. Типові правила внутрішнього розпорядку для працівників |
державних навчально-виховних закладів України. |
4.49. Наочність з Правил техніки безпеки, пожежної безпеки |
тощо. |
|
5. Основна фінансово-господарська документація |
5.1. Технічний паспорт школи. |
5.2. Інвентарні списки основних засобів. |
5.3. Акт на відведення і закріплення земельної ділянки. |
5.4. Книга складського обліку матеріалів. |
5.5. Книга обліку бібліотечного фонду. |
5.6. Відомості на видачу витратних матеріалів. |
5.7. Відомості оперативного обліку малоцінних та |
швидкозношувальних матеріалів, що знаходяться в експлуатації. |
5.8. Штатний розпис загальноосвітнього навчального закладу. |
5.9. Акти ревізій та перевірки фінансово-господарської |
діяльності. |
5.10. Організація діяльності бухгалтерій та бухгалтерський |
облік здійснюється і ведеться відповідно до нормативно-правових |
документів Мінфіну України та Міносвіти і науки України. |
|
6. Терміни зберігання ділової документації |
|
------------------------------------------------------------------ |
| N | Назва документа |Термін зберігання| |
|п/п| | | |
------------------------------------------------------------------ |
1. Книга обліку і видачі свідоцтва про базову 75 років |
середню освіту |
2. Книга обліку й видачі атестатів про повну 75 років |
загальну середню освіту |
3. Книга наказів з основної діяльності 50 років |
4. Книга наказів з кадрових питань 50 років |
5. Алфавітна книга запису учнів 50 років |
6. Книга обліку педагогічних працівників 50 років |
7. Книга обліку трудових книжок працівників 50 років |
8. Книга протоколів засідання педагогічної 25 років |
ради |
9. Книга обліку і видачі Похвальних листів 25 років |
і Похвальних грамот |
10. Класні журнали випускних класів 10 років |
11. Контрольно-візитаційна книга 10 років |
12. Класні журнали 5 років |
13. Журнали груп продовженого дня 5 років |
14. Журнали обліку пропущених і замінених 5 років |
уроків |
15. Особові справи учнів (після закінчення 5 років |
школи) |
16. Журнали обліку вхідного і вихідного 5 років |
листування |
17. Атестаційні матеріали педагогічних 5 років |
працівників |
18. Книга записів наслідків внутрішнього 5 років |
контролю |
19. Акти перевірок (різні) 5 років |
20. Матеріали державної підсумкової атестації 3 роки |
учнів (вихованців) випускних класів |
(письмові роботи, протоколи) |
21. Контрольні роботи учнів 1 рік |
22. Статистична звітність відповідно до вимог |
держстату |
23. Інвентарна книга бібліотечного фонду до |
ліквідації закладу |
|
Єдиним документом у плануванні роботи школи є річний план. |
Він складається за участю педагогічного колективу, громадських |
організацій, відображає найголовніші питання діяльності школи, в |
обовязковому порядку обговорюється педагогічною радою. Річний |
план має виходити з глибокого аналізу діяльності педагогічного і |
учнівського колективів і орієнтувати їх на досягнення кінцевого |
результату у навчально-виховному процесі. |
Розділи річного плану доцільно привести у відповідність до |
структури Закону України "Про загальну середню освіту" ( 651-14 ). |
Організації виконання річного плану служить особисте тижневе |
планування роботи керівників школи. |
Календарне планування навчального матеріалу здійснюється |
вчителем безпосередньо у навчальних програмах. На основі |
календарних вчителі розробляють поурочні плани, структура і форма |
яких визначається ними самостійно. |
Поурочний план може бути складений у вигляді конспекту, тез, |
таблиці тощо. |
Плани роботи класних керівників, вихователів, бібліотекарів, |
методичних обєднань, гуртків, спортивних секцій тощо складаються |
на період, визначений педагогічним колективом, в довільній формі і |
узгоджується з заступником директора з навчально-виховної роботи. |
Планування роботи у загальноосвітньому навчальному закладі не |
виключають право керівників, педагогічного колективу на творчість, |
різноваріантність у виборі форм і структури планів. Вони повинні |
бути стислими, конкретними, лаконічними, передбачати заходи, які |
обовязково мають бути виконаними і які можна контролювати. |
Навчально-виховний процес у загальноосвітньому навчальному |
закладі регламентується розкладом уроків та позакласних занять на |
півріччя, які мають забезпечити рівномірне навантаження учнів та |
раціональну організацію праці педагогічного колективу. |
У 9 - 11 (12) класах необхідно практикувати здвоєні уроки з |
предметів, у процесі викладання яких проводяться лекції, |
семінарські заняття, заліки, лабораторні і практичні роботи. |
Факультативні заняття, роботу гуртків, секцій, позакласні |
заходи тощо слід планувати у дні з найменшою кількістю уроків з |
обовязковою перервою після основних занять. |